Cas d'usage : rapports documentés

Au lieu de générer des rapports manuellement, au-delà d’un certain volume de diagnostics, l’automatisation s’impose comme un indispensable. Nous allons vous expliquer comment procéder pour mettre en place l’envoi automatisé de diagnostics à vos clients.

Construire le parcours de diagnostic

En tant qu’expert ou diagnostiqueur, vous connaissez votre métier sur le bout des doigts. Cela est devenu un automatisme de réaliser votre diagnostic et vous en connaissez les étapes par cœur. La première étape va être de ramener ces étapes en conscience. Nous vous recommandons de créer une liste ou mieux, une carte mentale sur laquelle vous inscrirez chaque étape du processus de diagnostic. Vous pourrez ainsi recenser toutes les données à collecter pendant le diagnostic.

Créer l’environnement numérique

Libre à vous de procéder de manière simplifiée avec des tableurs type tableur excel ou de créer un logiciel qui vous permettra de collecter ces données. La solution supérieure en termes de qualité est de souscrire un logiciel métier correspondant à votre secteur d’activité. Il n’est cependant pas toujours adapté à vos process et à vos besoins, auquel cas il est recommandé de créer un logiciel ou une application sur mesure. Il existe aujourd’hui des solutions comme Glide qui permettent de créer ses propres applications en en connectant des existantes. Vous avez aussi l’option d’en faire développer un par un professionnel, auquel cas le champ des possibles devient quasi infini.

Interconnecter les outils

Lorsque vous n’avez pas le budget pour faire intégralement développer un logiciel, vous pouvez interconnecter différentes solutions, et c’est ce qui est couramment pratiqué à notre époque. Des outils comme Zapier, Make et d’autres plateformes d’automatisations vous permettent de créer des chaînes d’automatisation entre différents logiciels et différentes applications.Pensez bien évidemment à PDFMonkey à l’étape de la chaîne d’automatisation où il faudra générer les PDF. Nous vous recommandons d’ailleurs de privilégier la solution qui propose un meilleur ratio gain de temps / investissement. Vous pouvez d’ailleurs facilement effectuer le calcul en comparant sur une année les coûts de main d’œuvre pour réaliser les tâches à automatiser aux dépenses en outils numériques.

Créer un template pour les diagnostics

Pour générer des diagnostics à envoyer automatiquement à vos clients, nous vous recommandons de créer un document qui se lise de manière fluide et logique. L’œil humain lit les documents de gauche à droite et de haut en bas. Vous pouvez d’ailleurs consulter notre article dédié à la conception de modèles pour approfondir ce sujet. Pensez à personnaliser votre document de diagnostic avec un design attractif correspondant à la charte graphique de votre entreprise. Ce document comportera des champs vides dans lesquels les données du diagnostic seront générées de manière dynamique.

Générer des diagnostics automatiquement et les envoyer par mail

Une fois votre chaîne d’automatisation définie et vos données collectées et inscrites dans les bons champs pendant votre diagnostic, vous pouvez générer le PDF de diagnostic automatiquement. Pensez à programmer dans votre interface l’envoi du document au client concerné, avec ou sans message personnalisé. Cela vous fera gagner un temps précieux et votre démarche sera perçue comme plus professionnelle, une excellente manière d’améliorer votre expérience client et donc leur satisfaction.