Intégration Workato : automatiser la génération de documents

Le connecteur PDFMonkey pour Workato vous permet de générer, surveiller et nettoyer des documents dans le cadre de vos recettes automatisées. Combinez-le avec des déclencheurs provenant de CRM, de constructeurs de formulaires ou de bases de données pour produire et envoyer des fichiers sans écrire de code.

Configuration

Avant de commencer, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

• Un compte PDFMonkey (inscription ici)
• Un compte Workato
• Un modèle publié dans PDFMonkey

Pour la création de compte et la configuration d’un modèle, consultez De zéro à votre premier document.

Pour connecter PDFMonkey à Workato :

1. Ajoutez le connecteur PDFMonkey à votre recette.
2. Créez une nouvelle connexion et saisissez votre clé secrète API, disponible sur la page Mon compte.

Une fois connecté, les actions et triggers PDFMonkey sont disponibles dans les étapes de votre recette.

Générer un document

Utilisez l’action Generate Document pour créer un document à partir de l’un de vos modèles.

1. Sélectionnez le modèle à utiliser pour la génération.
2. Fournissez les données dynamiques sous forme de payload JSON. Ces données alimentent les variables définies dans votre modèle.
3. Vous pouvez optionnellement joindre des métadonnées (comme un nom de fichier personnalisé ou un identifiant de référence pour le traitement en aval).

La génération de document est asynchrone : l’action envoie la demande de génération et retourne immédiatement. Utilisez le trigger Document Generated ci-dessous pour réagir lorsque le fichier est prêt.

Nom de fichier personnalisé

Vous pouvez spécifier un nom personnalisé pour le fichier généré. C’est utile lorsque vous stockez des documents dans des services comme Google Drive, Dropbox ou une autre plateforme de stockage cloud.

Gardez ces restrictions à l’esprit :

• Le nom de fichier ne doit contenir ni barre oblique / ni barre oblique inversée \
• Les caractères non latins sont à éviter car ils peuvent être corrompus lors de l’enregistrement du fichier

Les noms courts basés sur des dates ou des identifiants fonctionnent généralement le mieux.

Métadonnées

Lorsque vous générez un document, vous pouvez y attacher des métadonnées. Les métadonnées ne sont pas disponibles dans le modèle et n’influencent pas le contenu du document ; elles sont simplement attachées au document pour une utilisation ultérieure.

Un cas d’usage courant consiste à recevoir le document via un webhook et à utiliser ses métadonnées pour le router ou le traiter différemment dans votre automatisation.

Trigger Document Generated

Utilisez le trigger Document Generated pour démarrer une recette lorsqu’un document termine sa génération. C’est la méthode recommandée pour gérer le flux de génération asynchrone.

Le trigger fournit les données du document terminé, notamment :

• Download URL : un lien temporaire vers le fichier généré (valide pendant 1 heure). Consultez URL de téléchargement pour plus de détails.
• Filename : le nom du fichier généré
• Metadata : les métadonnées jointes lors de la génération
• Status : le résultat de la génération (success ou failure). Consultez Statuts des documents pour le cycle de vie complet.

Vous pouvez filtrer par modèle pour vous assurer que la recette ne s’exécute que pour les documents d’un modèle spécifique.

Supprimer un document

Utilisez l’action Delete Document pour supprimer un document précédemment généré de votre compte PDFMonkey. Cela est utile pour nettoyer les documents après qu’ils ont été téléchargés, envoyés par e-mail ou stockés ailleurs dans votre flux.

Exemples de recettes

Soumission de formulaire vers document puis e-mail

1. Déclenchez sur une soumission de formulaire (depuis une application connectée).
2. Utilisez Generate Document pour créer le document avec les données du formulaire.
3. Utilisez Document Generated pour attendre le fichier.
4. Téléchargez le fichier et envoyez-le en pièce jointe d’un e-mail.

Enregistrement CRM vers document puis stockage cloud

1. Déclenchez sur un enregistrement CRM nouveau ou mis à jour.
2. Utilisez Generate Document pour créer un contrat, une facture ou un rapport.
3. Utilisez Document Generated pour obtenir l’URL de téléchargement.
4. Importez le fichier vers Google Drive, Dropbox ou un autre service de stockage.

Générer, stocker et nettoyer

1. Déclenchez sur un événement dans votre application (nouvelle commande, contrat approuvé, etc.).
2. Utilisez Generate Document pour créer le fichier.
3. Utilisez Document Generated pour obtenir l’URL de téléchargement.
4. Importez le fichier vers un stockage permanent (S3, Google Drive, Sharepoint).
5. Utilisez Delete Document pour supprimer le fichier de PDFMonkey.

Résolution de problèmes

URL de téléchargement expirée

L’URL de téléchargement est valide pendant 1 heure. Si une étape ultérieure de votre recette échoue parce que l’URL a expiré, restructurez votre recette pour que le téléchargement se fasse immédiatement après le déclenchement du trigger Document Generated.

Pour plus de détails, consultez L’URL de téléchargement renvoie une erreur 403.

Modèle non publié

Si les documents générés ne reflètent pas vos dernières modifications de modèle, la cause la plus probable est un modèle non publié. Ouvrez votre modèle dans PDFMonkey et cliquez sur Publish avant de relancer la recette.

Étapes suivantes

• De zéro à votre premier document : créez votre compte PDFMonkey et votre premier modèle
• Définir les données dynamiques : apprenez à structurer le payload JSON pour vos modèles
• Nom de fichier personnalisé : contrôlez le nom des fichiers générés
• Statuts des documents : comprenez le cycle de vie d’un document généré
• Webhooks : recevez des notifications en temps réel lorsque les documents sont générés
• Rétention et suppression : configurez le nettoyage automatique des documents avec le TTL
• Explorez d’autres intégrations : Zapier, Make, n8n

Questions fréquentes

Comment générer des documents avec PDFMonkey et Workato ?

Ajoutez le connecteur PDFMonkey à votre recette Workato, saisissez votre clé secrète API pour vous connecter, puis utilisez l’action Generate Document pour créer un document à partir d’un modèle avec votre payload de données dynamiques.

Comment savoir quand un document PDFMonkey est prêt dans Workato ?

Utilisez le trigger Document Generated pour démarrer une étape de recette quand un document finit d’être généré. Il fournit l’URL de téléchargement, le nom de fichier, les métadonnées et le statut. Vous pouvez filtrer par modèle pour que la recette ne s’exécute que pour des documents spécifiques.

Peut-on supprimer automatiquement des documents après traitement dans Workato ?

Oui. Utilisez l’action Delete Document dans une étape ultérieure de la recette pour supprimer le document de PDFMonkey après l’avoir téléchargé, envoyé par email ou stocké. Vous pouvez aussi configurer la suppression automatique (TTL) dans PDFMonkey pour nettoyer les documents après une durée définie.